任务反复修改、重做?郑一鸣:你可能需要调整沟通方式
您听过重做成本吗?
就是工作中,一件事情、一项任务,因为没有达标而反复修改、重复制作,就叫做重做成本。
这个重做的过程,大大增加了人力、物力、财力的消耗。
那为什么会有重做成本的产生呢?
很多管理者会认为,因为员工的能力不足,缺乏的执行力。
我们如何责备员工没有执行力?以下的对话,是不是很熟悉。
领导:你怎么回事,做错了,知道吗!员工:我以为你就是让我干这个。
领导:死哪去了,活干完没,三天了,连个声都没。员工:你没说通知你啊,我做完了。
员工:老板这事,怎么干啊,有方向没。老板:啥事都问我,要你干啥。
员工发挥主动积极性,自己解决。老板发火了:你问过我吗,这事你敢自己定。
以上的对话,问题出在哪里,真的是员工的执行力不足吗?
而在我看来,这其实是一个伪命题。
我们所说的工作能力不强,没有把事情做好,往往跟沟通管理能力,密切相关。
那如何才能提高员工的工作能力,减少重做成本。
我们不妨布置任务时,改变沟通方式。
我把它分为4个阶段:
一是,布置任务:
这个过程不要含糊其辞,不要只用一句“给我做个XX计划”就打发员工,让其自由发挥。
而是要在布置任务的时候,要将内容、流程、目的详细说明。这样才便于员工理解和操作。
“小刘啊,帮我做个销售表格,里面包含上半年的业绩,客户数量,老客户新客户的占比、同期的对比数据,如果可以的话,做成相应的数据图,下周我们会议上使用。”
你看,要是你的领导,等在布置任务的时候,说的足够清晰,那员工怎么会“错”得离谱呢!
二是,要求复述:
在讲完要求之后,不要让员工一走了之,要了解员工是否听明白了。
如何了解?
那就是把刚刚你布置的内容,让员工听完重复一遍。
“好的,老板,我这就去做。”
“等等,刚刚我说的,你都听明白了没有。”
“明白了。”
“那你来重复一遍。”
“销售报告,里面包含……”
这样做,目的是,加深印象,避免有所遗漏。
三是,询问需求:
接到任务之后,员工会有自己的思路和看法,这时候让他说出来。
比如:做的时候,需要那些资料,可能会遇到什么问题,如何解决,问题解决不了,需要什么帮助等。
“对于这份报告,你有什么问题没有,需要什么帮助吗?”
“领导,我想了一下,会涉及到财务数据,需要财务部协助,您帮我协调下。”
“好的,这个我来解决。还有吗?”
“初步判断,会有ABC三个问题,遇到A和B问题,我能解决,C问题,需要您这边解决。”
“好的,我知道了,你去做吧!”
一直到这里,其实真正意义上把任务布置清楚了。
而且,这样一来,我们也能了解员工的思路,做出相应协调。防止到做完才发现问题,重复制作,费时费力。
四是,保持沟通:
这里说的沟通,不是说的布置任务时的沟通讨论,而是在任务进行中的,随时沟通讨论。
“小刘,做的进度如何了,还要多久完成,遇到什么问题没?”
“领导,暂时没有遇到新问题,原来的问题都解决了,再有一天就完成了。”
这种随时沟通,能保持信息对称,方向统一,防止跑偏,从而达成预期的效果。
所以说,我们能在工作中,做好事前沟通,就能很好的避免重做成本产生,提高工作效率。
总结一下。我们今天讲了如何布置任务。
一共有四步,分别是:
布置任务,要求复述,询问需求,保持沟通。
做好这四步,就能在一定程度上避免重做成本的产生,从而提高效能。