贵阳律师何帆：电子发票的使用流程中需要注意的法律问题？
随着我国信息技术的飞速发展，电子发票得到了较为有效的推广，电子发票的使用能够有效提升消费者的使用有效性，还能节省纸张，降低企业的运营成本，创造良好的税收氛围，当前的电子发票也存在一些报账方面的问题需要解决。
一、关于采用电子发票进行报账的问题如下
相对于常用的纸质版发票，电子发票的大规模使用，就意味着所有类型的商品都有更便捷的开票渠道了。开具电子发票的企业在销售商品的过程中，已经具有了线上才具备的优势。这一类型的发票可以在较长时间内得到稳妥的保存，至于在使用方面而言，它一样具备十分强大的功能，而占用更少的资源。因为不同公司的信息化水平不尽一致，企业财务会计部门可以用不同的核算方法报账：最常用的方法，首先将电子发票打印在纸上，转交给企业，随后企业进行报账。再有一种是使用电子发票，结合实际情况填写相关文件、纸质财务单据上的详细内容，开展报账流程。现如今的商业活动中，电子发票的报账难度相比之下仍然是较高的，电子发票的管理同样存在一些值得关注的问题。就比如，部分企业无法有效区分电子版发票的真假。因为电子发票打印后的版本真伪难以辨别，对此，可能干脆不承认电子发票的价值，所以可能影响后续开展电子发票的报账，重复报账的现象也屡见不鲜。电子发票的打印不限次数，如果出现疏忽，重复报账问题的可能性也增加了。更改电子发票上主要内容的情况也是存在的，会计财务人员利用职务之便，触犯法律红线，可以根据自己的意愿，为自己的非法利益操纵修改电子发票中涉及的相关信息。一般情况下，纸质发票本身都有专门的防伪标识，但电子发票是可以被篡改的。如果公司的财务管理人员不能做到妥善地验证他们手中的电子发票，检查是否被人篡改，他们将无法顺利进行业务的管理，不但信息管理成本增加了，更改的证据，他们也很难在后期查出来。现行的企业税制的未完全发展状态和电子发票报账中的复杂性，对于公司而言是更多的运营成本。而公司的财务管理，如果说缺乏网络管理系统，同样也容易扰乱业务的正常运作，另外也增加了建立在线审计的相应成本支出。
二、电子发票报账的流程问题
各企业不同的业务发展流程也有不同的方式对电子发票进行核对、报销、过帐和记录。 下面我们就针对电子发票的操作流程当中需要注意的一些方面展开介绍。
对线上需求较弱的企业报账而言，如果针对其电子发票的报账流程进行分析，我们可以发现，经营此类业务的企业，财务管理资源相对较少。这些企业大多是由于自身没有特别科学、高效的财务会计档案的电子管理系统，所以对线上依赖程度不高，因此电子发票服务平台相关信息没有做到十分的全面，而该现象将影响电子发票报账工作的实施，仍旧将纸质发票做为主导。唯其通过继续加强财务团队的工作力度，并更好地实施电子发票审核，方可以做到更大程度地简化保障的流程。
为了更好地规避电子发票重复报账的法律风险，我们应该鼓励企业增设数据库，创建相关信息管理体系，举例企业可以完善自身的财务信息系统建设。在进行审计的期间，确保合规，财务人员可以将电子发票上传到公司的“重复数据集”中进行调整。数据集存储记录数据并在数据集内自动比较现有发票信息。如果说上传的发票与现有发票重复了，则会给出警告，那么会计审计员就知道不能通过了。
甚至企业在向财务报销系统申请报销时，也可以在系统里提供下载电子发票的链接。也正是由于系统能够识别出重复登录报销的发票，已经报销过的人员无法拿发票创建报销表单。这从根本上避免了可能出现的财务风险，从而也有效地提高了各部门的工作效率，能够节省相应的公司经营成本。
三、电子发票报销可能存在的法律风险及问题解决
1. 企业电子发票进行费用报销时的法律风险
因为电子发票打印多少次都是没人知道的，所以有的企业工作人员，经常使用电子发票，反复地找财务部门加以报账，使得企业面临法律风险。
举一个具体的案例来说，一家公司的员工，在 2021 年 3 月起，花费了400元人民币，用于招待宴请客户，方便项目的推进。重要的是电子发票这一部分问题，在员工拿到了饭店给出的电子发票后，然后又来到了公司，按规定填写了报销单，进入报销审核时，是3月份。公司同年5月份，由于工作性质的原因，该员工又获得了400元的餐饮招待费用。但是这一次的用餐，是现场临时找到的饭店。由于餐厅距离较偏僻，而且饭店是独立个体户，开不出发票。这名员工不想个人因公垫资，所以就再拿出了3月份的那份电子发票，为此重新进行了报销。
2、减少该风险的策略
为了降低与上述案例当中潜在的法律方面的风险，本文为此给出了以下关键指南：
首先，您公司的报销流程应当做到标准化，企业需要规范电子发票的报销措施，特别是选择运用以下的解决建议。
员工在收到电子发票以后，必须保留好相关的消费小票、消费收据作为电子发票的唯一确认凭证，并在进行报销之际，发送打印的电子发票的同时，向公司提交自己的消费小票。
向员工退还打印的电子发票的相关金额时，员工在发票确认信息上签字，签署“发票只报销一次，发票真实有效，不会重复报账”的签名确认，这对于规避相关风险而言，是很有必要去进行的一个步骤。
其二，加强电子发票管理
贵阳律师何帆提醒您：公司需要进一步加强对电子发票的统一管控，会计在接收到电子发票后，可委派专门的员工登记清楚相关信息。比如，关于发票号码等独特的信息进行专门的整理，企业将在保障审核过程中，更好地核对电子发票有没有重复报销，确保电子发票的管理更加清晰。
而正是因为财务人员实际的工作量和员工查看和获取电子发票的能力有限，公司也可以根据自身情况确定合适的一个有效报销期限。在取得电子发票后的一个月内，进行报销的申报，如果超过截止日期，将不再进行报销。