教你如何筹备一场圆满的学术会议?(附详细流程)

▎会前准备

1、拟定会议计划:

①拟定会议主题、名称、地点、规模等,确定讲者。

  • 主题、名称:较新学术关注点或较热的学术论点、最新文献,能引起医师的听会兴趣,有利于达到举行会议的目的

  • 地点:医师容易找到,交通便利,有学术交流的氛围,公司会议室或者市中心临近地铁的酒店会议室。

  • 讲者:区域知名专家,有较高学术地位或是有较高的协会职务;会前和讲者过沟通,确认需要他重点讲解的内容。

②确定会议日期、日程及议程及预备会议内容。

时间:尽量有利于医师参会,如下午、周末。

③排出会议作息时间及注意事项。

✪ 会议吃住行:

  • 餐饮:根据合规和会议预算定制不同的餐标,提前确认好菜单,确认是否可自带酒水,容纳人数,餐厅布置

  • 住宿:分房单间:VIP单间的预留,标间客户的分配。房间内的安排设置,放置水果、欢迎信等

  • 接送站:制作接送站表:参会人员信息,具体到达离开时间,航班班次

  • 用车:根据到达离开时间及人数安排车型

④做出会议经费预算和筹资方案。

⑤成立会务组,明确会务分工。

2、发出会议通知:

①第一轮通知(告知会议具体时间、地点、演讲专家及讲题等);

②在会议的前几天正式确认嘉宾是否能够参加会议。

3、准备会议材料:

投影仪、相机、横幅、签到表、专家意见反馈表、礼品、场地租用合约、电脑(电源线鼠标等)、排插、数据线、水笔等。

4、布置会场:

①排定会议座次;

  • 会议室:与参会人数匹配,大小适中,隔音效果好,会议室温度及灯光能调节

  • 参会人数:确认参会区域及人数

②布置环境;

  • 茶休:水果点心,数量按照参会人数的2/3安排即可

  • 仪器:电脑、投影机、光笔、无线话筒

  • 签到表

  • 桌卡:讲者、大会主席

  • 引导牌:会议张贴海报、带有箭头的引导牌

③检查并配置电化设备;

④展台安排。

  • 挂旗/横幅/:和大会主题相关的

  • 会议工具:相机及资料、本子、笔、袋子(数量与参会人数一致)

  • 奖品:备有会议提问及有奖问答的奖品

▎会议进行中

1、会议报到:

①接待:

接送站:

  • 接站:和客户确认到达时间,以免错过接车时间

  • 送站:客户入住后和请客户确认撤离时间和交通工具

②填写报到单;

③发会议材料,安排住宿;

住宿

  • 房卡及胸卡的发放,根据实际情况设置签到台或者是交予负责人

  • 房间内:放置好水果及欢迎信,退房前放置好特产及欢送信

  • 叫早服务:每天晚上与酒店确认设置叫早时间和房间

④通知有关事项。

2、会场组织:

①检查会场安排和会议设备:

  • 会场内布置:桌椅摆放方式(课桌、圆桌等),电脑、投影仪的摆放和调试,空调的开放,音响、话筒的调试,投影屏幕的挂置,资料的摆放,挂旗和横幅的张贴,主席台及讲课台的摆放,分发礼品的位置

  • 会场外布置:海报的张贴,引导牌的放置,条幅横幅的悬挂

②接待嘉宾引导其到正确的位置上;

③会场巡视

  • 保证会议主持人、发言人到位;

  • 照相、会场灯光、音响的调控,为演讲者及会场照相以提高教师的注意力

④调动与会者提问和讨论并给与讲者所需的帮助;

有奖问答设置:让演讲者得到休息,同时调动教师的积极性、参与性及给与思考时间,重复演讲内容的关键信息,达到学术交流的目的

⑤会议记录;

3、会议生活服务:

  • 及时定购代表回程票;

  • 印刷并分发会议代表通讯录;

  • 检查住房设施;

  • 征求膳食意见;

✪ 膳食

  • 主桌安排:可以放置鲜花等做标识

  • 代表分散入座:最好每桌设预留位以方便我们的人照顾客户

  • 上菜:注意督促服务员的上菜速度

  • 酒水安排:之前和服务员去任好放置的种类和数量

⑥保证参观、访问及其他活动顺利进行。

▎会后安排

1、整理会议文件:

  • 整理会议记录;

  • 形成会议决定(简报、纪要);

  • 写总结向上级汇报情况或发布;

  • 将会议材料分类、立卷、归档;

2、送别会议代表:

  • 分发回程票;

  • 结清会议费用;

  • 根据返程时间安排车辆;

  • 发放会议照片和通讯录,讲者的讲稿与其确认征得同意后可拷贝讲述内容。

3、会后工作:

  • 结算会议开支费用;

  • 归还会议所借物品。

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