利用页面布局设置制作工资条(不用函数)
利用页面布局设置制作工资条(不用函数)
彭怀文
第一节和第二节分别讲了使用函数或排序的办法,将工资表转化工资条,但是美中不足的是标题行只能是单标题行,对于多标题行或者含有合并单元格的标题行却没有办法解决。
下面介绍一种利用Excel页面布局设置的功能来解决该问题。
一、使用该办法的前提条件
(一)该办法生成的工资条是用平推式针式打印机打印
平推式针式打印机是一般企业都有,因为开具机打的增值税专用发票和普通发票都是必须使用该打印机。
(二)工资条打印使用的241的打印纸
什么是241的打印纸呢?就是常见的两边带孔的打印纸,类似于增值税专用发票那种,纸的宽度是24.10cm,现在很多企业财务电算化后都是使用的是241-1/2规格的打印纸作为会计凭证打印纸的。
(三)需要先设置电脑中"打印机"的纸张规格。
为什么要进行这个设置呢?因为有可能我们需要的纸张规格在电脑系统是没有自带的,需要我们手动新增。请看我的以下步骤,如果对电脑不熟悉的可以找一个比较熟悉的操作。
点击"开始"→"控制面板"→"打印机和传真"→对准空白处点击鼠标的右键,会出现以下图标:图11-3-1
点击最后的"服务器属性",进入:图11-3-2
将上图中的"创建新格式"前的方框选中,选中后"表格名"将由灰色的不可更改变成可以更改的,你就可以录入你喜欢的名称,比如"工资条"。图11-3-3
接着更改下面的"格式描述(尺寸)"。你不知道纸张的尺寸怎么办呢?用直尺量啊!请看下面截图就是241-1/6规格的尺寸。
我们选择的工资条尺寸为241打印纸的6等分。为什么这样选择呢?因为市面上有241-1/3打印纸的出售,相当于是把这种现成的3等分再从中间一分为二,为后面裁切工资条变得更快更好打下基础。图11-3-4
此时,点击"确定"就OK了。以上对电脑的设置只是需要设置一次,不需要以后生成工资条的时候再设置,因此对上述步骤看不懂或对电脑不熟悉可以请人代为设置。
二、使用该办法将工资表转化为工资条的步骤
下面,就将如何快速将工资表转换为工资条的步骤。
第一步,将需要转换的工资表"另存"或"复制粘贴"为新的文件,比如"XX月工资条"等。之所以这样,是为了保护原工资表不被破坏。
第二步,去掉工资表中纵排中原来标题和合计栏等。如下示意图这样:图11-3-5
第三步,将横排不需要打印的栏隐藏。比如将上面的截图中空白的隐藏:图11-3-6
选中不需要打印的直接按上图点击"隐藏"即可。
第四步,在"页面布局"中设置"纸张大小"。如图:11-3-7
先点击"纸张大小"然后选中241-1/6,如图:
第五步,在"页面布局"中设置"纸张方向"。如图:11-3-8
先点击"纸张方向"然后选中"纵向"。
第六步,在"页面布局"中设置"打印标题"。如图:11-3-9
上图的"顶端标题行":"$1:$1",既可以手工收入也可点击右边的红色箭头选中第一行即可。然后点击"确定"。
第七步,在"预览"的界面进行"页边距"和"页眉/页脚"的设置。11-3-10
第八步,调整表格的"行高",确保预览出来的效果如下图:11-3-11
这一步没有什么诀窍,多试几次就可以了。
你现在看到就是打印出来你将得到的"工资条"。
这样的工资条是不是比用函数做成的工资条大方美观的多啊!以上步骤看似麻烦,其实熟练的话是几分钟就能搞定。
说明:以上方法和截图,我是在Excel2010版本制作的,其他版本或WPS可能有一点细小差异,但是方法和步骤基本一致。
往期精选
年度汇算实务:未满足收入会计确认条件的财税处理与纳税调整及填报
个税申诉太多,会计小姐姐崩溃的哭了!可是,你以为只是个税的事情吗?
企业所得税与个人所得税汇算实务:辞退福利(离职补偿)的财税处理与汇算
汇算实务:当销售遇上融资时的财税处理与纳税调整——销售回购篇
汇算实务:存货对外投资可能不需要视同销售,而需要进行未按权责发生制确认收入纳税调整
汇算清缴实务:未按权责发生制确认收入的纳税调整及填报——政府补助篇(总额法)
汇算清缴实务:政府补助按不征税收入处理的纳税调整(更正后重发)