采购审计典型经验案例分享
序 言
本文以凯H印刷公司为例，介绍一下采购审计在费用审计中的经验做法，“野马”套笼头, 费用审计见真章”，以飨交流学习。
开展采购深度审计实现新突破
公司物资采购活动是企业最重要的经济活动，也是最直接能降低产品成本企业主要费用的关键因素。如果缺乏有效的制约机制来规范采购行为，它就会像一匹脱缰的野马，不仅会产生价格虚高，企业采购成本的增加，而且质量也难以保证，致使企业蒙受损失，降低效益，风气败坏。
在这种历史背景下，公司领导迅速转变思路，把财务费用审计向前延伸，通过审计部门对采购行为进行直接的过程监控，以达到提高经济效益的目的；作为财务费用审计的一个分支，采购审计因此应运而生。
二
采购审计的做法与体会
为了明确采购审计的方向，确定了以下审计目标:
1.提高采购质量。确保采购员忠实执行请购计划，防止采购行为的随意性，减少浪费。
2.降低采购成本。选择最佳采购形式，确保采购的物资为市场同类产品最低价，为企业节约采购资金。
3.规范采购行为。促使采购员自觉履行职责，确保采购行为合理合规，防止渎职与腐败。
公司的采购审计是于200×年底开始实施的。为了保证采购审计工作的顺利进行，公司建立和完善采购工作内控体系，为采购审计打下坚实基础。
1.公司成立了“物资采购价格审计委员会”，公司总经理任主任、主管经营的副总经理和总会计师任副主任，审计室、质检中心、物资供应部、生产综合部、发展计划部等单位的主要负责人为成员，对管理体系建设和制度建设进行决策。
2.建立了“计划权、采购权、价格审定权”三权分离的管理体制，对采购活动不相容职务实行分离，明确各自的职责权限，形成相互制衡机制。
3.在组织体系中，突出审计部门的主导作用。在采购流程中，审计部门要对公司发生的每一笔采购业务都要进行事前审计，所有采购项目未经审计室审批一律不得采购与报销，使审计工作从幕后走到台前。
4.不断完善了企业采购内控制度，相继出台了《胶片厂物资采购管理办法》《工程建设项目及大宗物资采购实行竞标的暂行办法》、《胶片厂购销价格审计管理暂行办法》等十几个制度性文件。
5.在审计人员配备和办公工具上给予了充分保证。
以热情服务和严谨的工作态度，换取高层领导的信任与各相关单位的支持，是持续开展采购审计的保证：
争取的目的:提高审计质量；提高工作效率；纠正舞弊现象；规范采购工作等。规范采购行为就像驯服野马一样，套上笼头它是不干的，它会踢、会摔、会狂奔，这就需要有足够的耐心与对策。
由于审计部门一丝不苟的坚持对反映的问题进行调查处理，事实终于扭转了使用单位和采购部门领导及公司领导的看法，审计的权威性得以树立，也越来越得到了企业高层领导的信任。
他们不仅在有关会议上态度坚决的表示支持采购审计工作，反复强调采购审计工作的必要性和权威性，并经常在具体业务上给审计部门提出改进的建议。在公司领导的鲜明态度下，不和谐的声音越来越弱，工作阻力越来越小，审计质量也得到进一步提高。
通过多年实践和不断总结，审计内容已经由刚开始时单纯的价格审计逐步向更加全面方向发展。由于采购工作各个环节风险点有所不同，对各个环节的关注点也有所不同，主要有以下几点:
1.对采购计划进行审计，重点关注采购审批手续是否完善，有无超计划采购等
根据审计部门的要求，计划制定部门在每月底将下月采购计划及其相关资料报送审计室审计人员对计划的真实性、有效性进行审查，包括:审查使用单位的请购计划批准流程、采购计划的合理性、审批手续是否齐全、采购物品的名称、规格型号、数量等。对手续不完整或可能存在问题的，审计部门及时与有关部门或领导沟通，不仅规范了管理，更防范了个别基层计划员与厂商串通、超量采购等现象。
2.严格审批采购价格，对采购行为进行过程监督
该项审计一直是审计的重点，公司规定，所有采购项目均要先进行事前审计，相关部门根据审批结果进行采购、付款，其中包括三个阶段:
第一阶段:审计部门审批阶段
在该阶段，审计部门首先要审核该项目是否为定点厂家采购物资，若是则核实其价格是否执行了合同价；若不是，首先要看是否符合内部招标条件。符合招标采购条件的，按招标程序办理采用比价采购的，审计人员要对采购员所报的三家供应商的资质与报价情况进行复核。通过广泛询价对比，判断报价的合理性，然后根据审计情况进行审批。
在这一阶段中，首先要防止化整为零规避招标的现象。在比价采购中，要防止个别采购员内外串通，控制报价等。
第二阶段:审查物资采购合同的订立及履行情况阶段
对各类金额较大的物资采购合同，审计人员要重点审查合同标的是否清楚，质量、价格、交货方式、付款方式、违约责任等要素是否齐全，各种优惠条件包括现金折扣和商业折扣是否在合同中注明等。对审计通过的合同盖审计章后生效，有效查堵漏洞，防范合同风险。
第三阶段:抽查物资的质量情况，及时处理采购存在问题。
对于验收人员和使用单位提出质量有问题的物资，审计部门领导要亲自联合采购人员、仓库保管员、车间技术人员，参照物资采购计划和价格审批单所报的名称、产地、品牌、型号，对照进行抽查。避免供应商以次充好、以假乱真，给企业的安全生产带来隐患。
针对不同的采购内容，选择相应的审计方法，达到最佳审计效果。在审计实践中，通过不断学习外部先进管理经验，并结合自己的实践，摸索出一套适合乐凯H实际的一系列办法，主要有以下五种:
1.审计部门主导内部招标法（比选）
不少单位的招标管理部门设在采购部门或工程部门，审计只是事后监督，监督效果较差。为此，将招标办公室设在审计部门，不仅要对采购部门拟订的发标文件进行审计对投标厂商资质进行审核，还要主导评议工作，由审计部门临时选定专业人员担当评委。由于各个部门专业技术人员的参与把关，提高了采购质量，保证了中标价是参与投标人中性价比最优的。
2.广泛询价验证法
对不够招标条件的非定点采购物资，采购部门根据采购计划的要求，选择三家以上供货厂商进行质量、价格比较后，并填写审批表报审计部门审计；审计人员首先要对报价进行确认，然后通过网络、电话、当地市场等途径再选择几个同类厂商进行广泛询价，通过多家比价后确定可以接受的价位，以此作为价格审批的依据。
3.成本测算法
对于一些非标设备等难以用比价或招标的形式进行采购的物资，审计部门一般要召集有关部门技术人员讨论，根据所采购的物资的图纸或技术文件，先测算成本，再加上合理的利润、税金，作为定价基础；然后要求厂家提供成本核算的数据。审计部门根据两家测算的数据进行对比分析，最终确定一个公允的谈判价格与对方谈价。
4.定点厂家竞价法
作为一个感光材料生产企业，产品配方里化学成分比较复杂，不确定因素非常多。一些化学品不是简单的国标就能适合公司需要，而是通过双方不断交流、调整工艺的基础上，形成符合公司配方的产品，这就需要公司有一个相对稳定的供应渠道。对于此类化学品，公司一般采用定点采购的方法。
但定点厂家同样给公司带来了价格控制上的弱势。为此，公司一般通过各种渠道引进新的供应商，按照厂里制定的定点厂家审核制度多次进行各种实验，利用大宗买方市场的优势地位和供应商之间的竞争关系合理控制价格。
5.集体议价法
对大宗生产性物资和重要关键件物资的采购价格，在市场调研的基础上，在其他审计方法综合运用的基础上实行集体议价，取得较长一段时间内最优惠价格。由审计室组织，公司主管领导和专业工程技术人员、以及相关部门共同研究决定采购价格和供货厂家，这类物资价格在一个时间段内较为固定，审计效果分散在总体采购量之中。
搞好审计队伍建设是采购审计健康、持续发展的保证。要使采购审计健康和持续开展，首先必须打造一支高素质的审计队伍，才能不断进行工作创新；二是要保证这支队伍健康成长，才能廉洁高效、善打硬仗。
第一，审计部门领导要着力培养人。公司根据内部审计工作的特点，每年保证审计人员参加一到两次专业培训，来提高内部审计人员的专业素养；在审计部门建立学习型组织，不仅给大家提供外出学习机会，在部门内部建立了小型图书馆，购买了不少专业书籍供大家借阅，还采用了每年轮岗的方式，审计人员多方位的亲身实践，起到了较好效果。
第二，要打造清正廉洁、能打硬仗的审计团队，必须不断完善监督体系。公司建立起一套对审计人员和审计部门的监督流程，保证从审计员到审计部门领导，人人都在监督之下。
一是主动接受外部监督，明确监察室的监督职能，各种招标不仅审计部门要进行监督，公司监察室要参与议标全过程同时，对招标结果总经理进行最后把关，形成第二层外部监督。
二是审计部门建立了内部监督流程，即三级审批程序，从制度流程上不给任何人舞弊的机会。在比价审计流程上，建立了内部三级审批程序，从制度流程上不给任何人舞弊的机会。
即:审计人员独立开展审计，任何一级领导不得干涉:对审计员审计的结果，主任助理进行复审，审查审计人员工作是否到位，有无问题，形成对审计员的第一层考核；主任最后审批盖章，对前两项审计情况进行审查或抽查，对发现的问题及时调查处理，重点考察审计人员工作的认真程度和有无违规违纪行为，形成第二层考核，起到了相互制约的作用，不仅保证了廉洁高效运行，也防止了权力滥用。
三
采购审计的成效
2011年全年，审计部门仅主持的内部招标采购就多达60余次，仅此一项就为公司直接节约采购资金1230余万元，连同三家比价采购、成本测算谈价、集体议价等方式预计全年为公司节约采购资金2000万元左右。
1.由于有了采购审计这道程序，采购员心中时刻不敢松懈，舞弊情况大大减少，不仅风气得到好转，工作的认真程度得到加强，以前那种采购价格虚高现象已经不复存在认真询价、压价成为一种自觉行为，还无形中提高了采购质量，也等于间接审减了不少采购资金。
2.在供应部，领导把审计结果作为对评价员工依据。供应部内部规定，凡是价格被审计部门审减的，说明采购人员工作努力不够，自己要说明理由，还要按比例扣发当月奖金，无形中提高了采购员工作积极性。
3.自觉接受审计监督已经成为公司采购及相关业务经办人员的一种自觉习惯。其他部门的相关业务，诸如维修、劳务聘请、中介聘请、广告宣传、工会经费支出等也自觉纳入审计范围，企业费用支出基本上已经没有监督死角，在规范管理上起到较好地推动作用。
来源：内审拙苑、CIA内审师小站，审计之家编辑整理。（如有转载，请注明以上信息）。