你发邮件应该抄送给谁？
有故事.有方法.有工具
这是2018年第107篇原创文章
全文约2000字，阅读时间4-6分钟
2周前，我的邮箱里未读邮件的数量不出意外的超过了10000封。
什么？10000封？！
是的，你没听错。而且到今天为止未读邮件的确切数字已经达到11621封！
是因为没有时间读吗？不是。
是因为没有及时读吗？不是。
那是因为不想读吗？是的！
为什么不想读？因为没有必要......
那不读那些邮件会给工作带来问题吗？
不会，因为没有必要读，所以不会带来问题。
可是为什么会收到这么多没有必要读的邮件呢？这大概也许可能差不多八九不离十真的是一个职场问题。
不！是职场大问题！
曾经与不同的职场人聊过这个问题，答案无非有以下几种（假如是关于项目的一封邮件），加上我的分析和建议：
【1】项目遇到问题，想让老板们知道并提供帮助。
想寻求老板的帮助需要正确姿势，仅仅是To或者CC加上FYI是绝对不够的。
【2】想让参与项目的所有人都知道进展情况，包括老板们。
想让相关人知悉项目进展情况合情合理。但是什么样的项目和进展需要抄送谁是需要斟酌的。想抄送老板就更是一门学问了。
【3】别人发过来的邮件抄送了好多人，没看都有谁，就直接“回复所有人”了...
没看都有谁就回复所有人除了会造成邮件泛滥之外，还有可能让无需看到或者不该看到你的回复的人看到了。实际工作中我甚至碰到过邮件被回复所有人N次之后，有人发现居然有竞争对手在群发里。这大概是躺枪版《潜伏》吧。
【4】添加接收人或者抄送人时，手一抖（估计抖音玩多了），添加了某个群组，发送前也没有再检查...发出后才发现，想召回已经为时太晚。
发送邮件前不检查收件人和抄送人是职场大忌。除了可能造成【3】中的后果外，还会给人留下你不够细心、缺乏基本常识的印象。
回过头来看我那10000多封未读邮件，其中：
30%左右我是首次被抄送的（在"CC"里）。对应上述的【1】【2】【3】.
60%左右我是回复时被抄送的（在"CC"里）。对应上述的【1】【2】
3%左右我是被误抄送的（在"CC"里）。对应上述的【4】。
只有不到5%是直接发给我的（在"To"里）...。对应上述的【1】。
直接发送给我的这些邮件一定是要看的了
...Too young to naive...
因为，我可能不是唯一一个接收人或者我的名字没有被直接提及。（提不提及，名字都在"To"那里）。
不知道向谁寻求帮助或者没有具体需求的To和CC会直接被忽略。现在是斤斤计较“国民总时间”时代，每分每秒锱铢必较。
造成上述【1】【2】【3】【4】现象有什么内在原因？可能给收件人留下什么样的印象？我们深刻地综合地剖析一下：
第一、习惯性抄送给很多人，可能会给人留下缺乏责任感和担当的印象。
抄送给别人主要是想让别人知悉这件事，完成某个任务，提供可能的支持和帮助，或者只是留个证据。但是无论如何不需要广而告之。
你的心里活动是：反正抄送大家了，到时候出了问题就跟我没关系了。
实际情况是：该谁做事谁做事，该谁负责谁负责。
第二、抄送本身是一种表态，相当于告诉接收人：我认为你和我没法独立做好这件事。
无论从短期还是长远来看，抄送这种行为传递出的信息是，你并不那么信任收件人。(当然其实你并不是不信任对方。) 保有适度的怀疑是一种重要的商业素质，但用抄送这种形式暴露你对对方的怀疑会搞砸整个沟通过程，好像是在提醒对方“你和我都做不了主”，或是“我不会让你自作主张”。这种情况尤其在动不动就抄送老板时为最。试想如果你看到有人在给你发邮件的同时还抄送了你的老板，你的第一反应是什么？会因此丧失对他开诚布公的热情吗？
第三、不管青红皂白的回复所有人体现了羊群效应（你的从众心理），有可能影响你的职场发展。
你敢抄送“所有人”，我就敢来者不拒地回复“所有人”已经是一种职场“新常态”，但是实际上非常不可取。
我跟很多老板聊到这个细节的时候，Ta们都表示发送邮件之前会仔细检查发给谁以及抄送给谁，确保只有相关的、需要知情的人员收到即可。
而对于连看都不看就回复所有人的员工，Ta都表示不能接受，也无法重用这种员工。
P.S. 如果不断重复收到一些邮件，则有可能对方中木马了，赶紧提醒Ta查毒杀毒。
发邮件抄送的正确方式：一个工具和三个基本点。
一个工具：RACI。RACI是一种责任矩阵卡工具，RACI即Responsible：谁执行；Accountable：谁负责；Consulted：咨询谁；Informed：告知谁。它是在专案管理或组织改革时常用的工具，主要是用来定义某一项活动参与人员的角色和责任，简单有效。在发送邮件时该发给谁，抄送给谁的场景中同样适用。
假设你是RACI工具中的R。请伙伴们开动脑筋，分享关于发给谁和抄送给谁的见解。
在RACI模型中，
谁执行（R = Responsible），负责执行任务的角色，具体负责操控项目、解决问题。
谁负责（A = Accountable），对任务负全责的角色，只有经其同意或签署之后，项目才能得以进行。
咨询谁（C = Consulted），在任务实施前或中提供指定性意见的人员。
告知谁（I = Informed），及时被通知结果的人员，不必向其咨询、征求意见。
三个基本点（彰显你的与众不同）：
1）只在对方“有必要知情”时才抄送对方。
2）真正“有必要知情”的人，其实没有你以为的那么多。
3）如果你在使用邮件沟通了一段时间后才引入抄送人，切记要通知收件人并告知抄送人的身份。比如你可以写：Add Lucent。
欢迎你的感悟和分享！
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